End-to-End-Dokumentation von Geschäftsprozessen (E2E), Werkzeuge und Methodik
Mein Mandat war klar: Wir müssen neue Systeme integrieren – sind uns aber nicht sicher, ob das wirklich so einfach ist, wie die Anbieter es uns „verkaufen“.
Die IT war bereits im Projektmodus. Das Business hingegen war – verständlicherweise – noch zurückhaltend. Diese Skepsis war berechtigt. Was fehlte? Transparenz – und das Vertrauen, dass wir dieses Vorhaben tatsächlich erfolgreich umsetzen können.
Was fehlte, war das große Ganze: eine klare Sicht auf das Unternehmen selbst, seine Prozesse und deren Abhängigkeiten. Ohne dieses Gesamtbild gibt es keinen belastbaren Plan – keine Klarheit darüber, was sich verändern muss, wo Probleme auftreten können und wie Lösungen entwickelt werden können.
Im Tagesgeschäft geht der Blick für das Gesamtsystem oft verloren. Jeder arbeitet in seinem Bereich und konzentriert sich auf seine Aufgaben. Solange sich nichts ändert, funktioniert die Maschinerie zuverlässig. Doch jede Funktion sieht nur ihr eigenes Glied in der Prozesskette. Was fehlt, ist das Verständnis für den End-to-End-Prozess – also für die gesamte Kette.
In der Praxis lässt sich diese Transparenz überraschend einfach herstellen und erfordert einen überschaubaren Aufwand – vorausgesetzt, man geht pragmatisch vor. Der Nutzen ist erheblich: Das Risiko zukünftiger Veränderungen sinkt, Anpassungen können schneller umgesetzt werden und die Organisation wird insgesamt flexibler.
In einem meiner jüngeren Projekte war ich tatsächlich überrascht – oder eher schockiert. In einem großen Workshop stellte ich eine scheinbar einfache Frage: Was sind eigentlich Ihre Stärken als Unternehmen? Warum kaufen Kunden bei Ihnen?
Was folgte, war ein Rätselraten mit langen Diskussionen. Jeder hatte eine andere Sicht, eine andere Annahme. Ein ähnliches Bild zeigte sich später erneut bei einem Carve-out: Es musste umfangreich nachdokumentiert werden, um überhaupt zu verstehen, wo Probleme entstehen würden, wenn Prozesse verändert oder übergeben und Verantwortlichkeiten neu definiert werden.
Bei der Suche nach einem bezahlbaren Werkzeug, um die Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozessen, IT-Systemen und den daraus entstehenden Abhängigkeiten durch Workflows und Schnittstellen zu dokumentieren, bin ich auf mehrere sehr solide Lösungen gestoßen.
Die erste Liste möglicher Produkte war lang. Ich habe sie jedoch schnell auf Werkzeuge reduziert, deren Preisgestaltung keine endlosen Budgetdiskussionen auslöst – oder noch schlimmer: hohe laufende Kosten verursacht. Damit wurde die Auswahl überschaubar.
Mein Ansatz war bewusst einfach: schnell Transparenz schaffen. Keine 120-Prozent-Lösung, sondern eine solide, pragmatische Grundlage, die sofort Nutzen bringt.
Neben Visual Paradigm (Hongkong) und Sparx Enterprise Architect bin ich dabei auf das Open-Source-Projekt Archi gestoßen.
Viele der verfügbaren Werkzeuge unterstützen etablierte Industriestandards und Frameworks, sodass bei Bedarf auch ein Wechsel zwischen Tools möglich ist. Das war für mich eine harte Anforderung. Ich wollte für meinen Mandanten jede Form von Vendor Lock-in vermeiden.
Mein Prinzip ist dabei sehr einfach: keine Abhängigkeit von Herstellern, keine Abhängigkeit von meinem persönlichen Know-how und erst recht keine versteckten Provisionen. Leitgedanke ist immer: „Come to leave.“
In diesem Sinne passt der Open-Source-Ansatz perfekt:
Archi – Open Source ArchiMate-Modelling
Das Ergebnis
Kurzfristig (also bereits für das Projekt):
Pragmatische Reduzierung von Risiken, Identifikation von Fehlerquellen, Entwicklung von Lösungen und Aufbau von Vertrauen in das Vorhaben.
Langfristig:
Mehr Effizienz und Vertrauen in die internen Prozesse – sowie eine Grundlage für eine Organisation, die Veränderungen verstehen und gestalten kann.
Ohne ein klares Verständnis des eigenen Geschäfts werden Veränderungen und neue Designs nicht erfolgreich sein.
Natürlich erfordert das etwas Vorbereitung und Aufwand. Die eigentliche Frage lautet: Wie positioniert man ein solches Vorhaben intern? Wie bindet man Mitarbeitende ein und motiviert sie? Wie integriert man es in den Alltag – und welche Werkzeuge sind dafür die richtigen?
Gestern habe ich dazu einen kurzen Artikel über mögliche Tools veröffentlicht:
Natürlich mit dem Hinweis auf unseren IIBA-Stammtisch:
#digitaltransformation #changemanagement #businessanalysis #enterprisearchitecture
